När en medlemsförening frågar om sina stadgar behöver förbundet veta vilken version som gäller. För att planera stöd till flera föreningar behövs dessutom en samlad bild: vilka frågor återkommer, vilka kräver enskild hjälp och var räcker ett gemensamt underlag?

En inventering blir lättare att genomföra om föreningarna vet vad ni ska använda den till och vilken återkoppling de får.

Bestäm vad ni behöver veta

Utgå från ert uppdrag och era medlemsvillkor. Skilj på bindande krav, rekommendationer och sådant som föreningen själv kan bestämma.

Det kan exempelvis handla om hur styrelsen väljs, hur medlemmar kan lämna motioner och vilka regler som gäller för stadgeändring. Har förbundet normalstadgar, markera vilka delar som uttrycker medlemskrav och var lokala anpassningar är möjliga.

Inom idrottsrörelsen får en RF-ansluten förenings stadgar inte strida mot RF:s stadgar. RF beskriver förhållandet mellan föreningens egna stadgar och förbundets regler på sidan Bilda idrottsförening.

Be om en antagen version

Be föreningen skicka sina senast antagna stadgar och ange beslutsdatum. Om dokumentet saknar datum, fråga om det finns ett protokoll som visar när det antogs. Märk arbetsutkast som utkast, så att de inte förväxlas med gällande stadgar.

Förklara samtidigt vem som kommer att läsa materialet, vad ni bedömer och hur föreningen får svar. Knyt gärna insamlingen till en befintlig rapportering om det passar ert arbetssätt.

Sortera efter vilken hjälp som behövs

Anta att flera föreningar har samma otydliga regel om motionsfristen. Då kan en gemensam genomgång av tidsplanen vara användbar. En förening som står inför ett omstritt årsmötesbeslut kan däremot behöva individuell hjälp direkt.

Be inte föreningen skriva om en paragraf bara för att den skiljer sig från mallen. En annan formulering kan fylla samma funktion. Strider den mot ett medlemsvillkor, ange vilket krav det gäller och förklara var texten brister.

Ge återkoppling som går att använda

Hänvisa till föreningens paragraf, beskriv frågan och ange vad ni vill att föreningen gör härnäst. Det kan vara att förklara en lokal anpassning, kontrollera ett tidigare beslut eller förbereda ett ändringsförslag.

Ett exempel: ”§ 8 anger att motioner ska lämnas senast fyra veckor före årsmötet. § 10 kräver att styrelsens yttrande följer med kallelsen, som också ska skickas fyra veckor före mötet. Hur har ni ordnat beredningen?”

Den frågan går att besvara. Den ger också bättre underlag för fortsatt hjälp än en allmän uppmaning att uppdatera stadgarna.

Följ upp det ni kommit överens om

Anteckna vem hos förbundet som ansvarar för återkopplingen och när föreningen planerar att behandla frågan. En föreslagen ändring är inte antagen förrän föreningen har följt sin beslutsordning. Uppdatera inventeringen när en ny version har kommit in.

Förbundet kan hjälpa till med exempel och granskning, medan föreningen fattar sina beslut inom de ramar som gäller för medlemskapet. Så ändrar ni stadgar på rätt sätt kan användas som stöd i den dialogen.

Får ni frågor inför bidragsansökningar finns även Demokrativillkor och stadgar. Där skiljer vi på granskning av stadgarna och de övriga villkor som kan gälla för bidraget.

För föreningar som behöver en grundläggande genomgång finns Stadgar för ideell förening: vad ska de innehålla?.