Börja i de stadgar som gäller i dag. Läs ändringsregeln innan ni sätter mötesdatum eller skickar ett förslag till medlemmarna.

Ta reda på vilka beslut som behövs

Anteckna vilken majoritet som krävs, vilken typ av möte som får besluta och om det behövs ett eller två beslut. Kontrollera också om förslaget måste bifogas kallelsen.

Två möten betyder inte nödvändigtvis två årsmöten med ett års mellanrum. Stadgarna kan exempelvis tillåta ett extra möte och kräva att ett av besluten tas på ett ordinarie årsmöte. Det är den egna bestämmelsen som styr planeringen.

Läs även de paragrafer ni tänker ändra. Ändamål eller upplösning kan ha särskilda beslutsregler.

Beskriv vad ni vill lösa

Skriv ner den praktiska frågan. ”Vi vill kunna kalla med e-post” är ett tydligare uppdrag än ”modernisera stadgarna”. Kontrollera först om den befintliga regeln redan ger utrymme för det ni vill göra.

Är regeln tydlig men rutinen brister? Börja med rutinen innan ni skriver en ny paragraf. Se När stadgar och verklighet glider isär.

Visa nuvarande och föreslagen lydelse

Presentera den gamla och den föreslagna paragrafen bredvid varandra. Lägg till en kort motivering och ett förslag till när ändringen ska börja gälla. Då kan medlemmarna bedöma både innehållet och följderna.

Läs sedan övriga stadgar med förslaget inlagt. En ändring av medlemsvillkoren kan påverka rösträtten. En ny kallelsefrist kan behöva samordnas med reglerna om motioner och möteshandlingar.

Tillhör ni ett förbund, kontrollera också om medlemsvillkoren kräver en viss skrivning eller ett godkännande från förbundet.

Kalla enligt den nuvarande regeln

Följ tidsfristen och utskicksformen i gällande stadgar. Kontrollera särskilt hur ändringsärendet ska beskrivas och när medlemmarna ska få hela förslaget. Börja inte tillämpa den nya kallelseregeln vid mötet som ska besluta om den.

Se Kallelse till årsmöte: vad stadgarna kräver för räkneexempel och planering av handlingarna.

Gör beslutet lätt att följa

Se till att protokollet eller en tydligt utpekad bilaga visar den antagna lydelsen. Anteckna också när ändringen börjar gälla. Vid kvalificerad majoritet är röstsiffror och beräkningsgrund ett bra sätt att visa hur kravet uppfylldes.

Krävs två beslut, kontrollera att båda avser det förslag som ska antas enligt stadgarnas ordning. Om innehållet ändras mellan mötena kan processen behöva tas om. Red ut den frågan innan ni går till det andra beslutet.

Samla den nya versionen och beslutsunderlaget

Datera stadgarna och ange vilket eller vilka möten som antog dem. Spara kallelser, förslag, protokoll och bilagor tillsammans. Byt sedan ut den gamla versionen där ni publicerar stadgarna, men behåll den i arkivet.

Om ändringen behöver skickas till ett förbund, en bank eller en bidragsgivare, kontrollera vilka underlag mottagaren vill ha.

Fler exempel på processfrågor finns i Vanliga misstag när man ändrar stadgar. Ska ändringen göras inför en ansökan, läs också Demokrativillkor och stadgar.

Börja gärna med vad stadgarna i en ideell förening bör innehålla om ni behöver se hur ändringen passar in i helheten.