När ska kallelsen skickas, hur ska den nå medlemmarna och vad måste följa med? Börja i föreningens egna stadgar. Läs även bestämmelserna om motioner och möteshandlingar, eftersom de kan ha andra tidsfrister än själva kallelsen.

Skriv upp fristen och vad den avser

Det är skillnad mellan att kallelsen ska skickas senast en viss dag och att den ska vara medlemmarna tillhanda då. I det senare fallet: räkna in leveranstiden.

Fyra veckor är 28 dagar. Som räkneexempel: om mötet hålls den 15 mars 2027 ligger dagen fyra veckor tidigare den 15 februari. En månad före är också den 15 februari i just det exemplet, men så blir det inte alltid. Fyra veckor före den 30 april 2027 är den 2 april; en månad före är den 30 mars.

Räkna med kalendern och skriv upp ert sista utskicksdatum. Lägg gärna utskicket några dagar tidigare som arbetsmarginal. Marginalen är en planeringshjälp, inte en extra frist som följer av stadgarna. Kontrollera också om stadgarna anger hur tidigt ni får kalla.

Använd den kallelseform stadgarna anger

Står det brev till medlemmarna bör ni inte utgå från att ett mejl kan ersätta brevet. E-post eller en notis på webbplatsen kan användas som komplement, men kontrollera vad den aktuella bestämmelsen tillåter.

Om ni vill byta kallelseform behöver ni först bedöma om stadgarna måste ändras. Den befintliga regeln gäller när ni kallar till mötet som ska besluta om ändringen. Se Så ändrar ni stadgar på rätt sätt.

Skilj på kallelse och möteshandlingar

Kontrollera vad som ska stå i kallelsen och vilka underlag som ska bifogas eller göras tillgängliga separat. Ett ändringsförslag kan behöva skickas med, medan andra handlingar kan ha en senare frist. Följ den ordning era stadgar anger.

Var tydlig med vilka frågor mötet ska behandla. Vid en föreslagen stadgeändring behöver medlemmarna kunna förstå vad ändringen gäller och hur de får tillgång till förslaget. Skriv också var och när övriga handlingar finns att läsa.

Motioner behöver hinna beredas

Läs motionsfristen tillsammans med reglerna om beredning och tillgång till handlingar. Den behöver inte alltid ligga före kallelsen.

Ett exempel på en möjlig tidsplan, om stadgarna tillåter den:

  • Sex veckor före mötet skickas kallelsen, med besked om hur motioner lämnas.
  • Fyra veckor före mötet går motionsfristen ut.
  • Två veckor före mötet finns motioner och styrelsens yttranden tillgängliga.

Om stadgarna i stället kräver att yttrandena bifogas kallelsen behöver motionerna komma in tidigare. Samma datum för motioner och kallelse är alltså inte automatiskt ett fel. Frågan är om alla krav på underlag och beredning går att uppfylla.

Om kallelsen redan har gått ut med ett fel

Kontrollera först vad felet gäller och vilka medlemmar som kan ha påverkats. En saknad bilaga, fel utskicksdag och en kallelse som inte nått vissa medlemmar kan behöva hanteras på olika sätt.

Före mötet kan det finnas tid att komplettera eller kalla på nytt. Kontrollera att fristerna fortfarande kan hållas; annars kan mötesdatumet behöva ändras. Att de som kommer till mötet inte invänder betyder inte i sig att ett fel är avhjälpt för dem som saknas.

Har mötet redan hållits, samla kallelsen, utskicksuppgifterna och protokollet. Skriv vilket krav som inte följdes och vilka medlemmar som berördes. Är ett beslut omstritt eller dess giltighet fortfarande oklar, ta underlaget till förbundet eller en föreningskunnig jurist för att bedöma nästa steg.

Spara underlaget

Behåll kallelsen, bilagorna, utskicksdatumet och uppgiften om hur utskicket gjordes. Då slipper nästa styrelse försöka återskapa förfarandet ur en enskild persons inkorg.

Läs också Vanliga misstag vid årsmöte. För digitalt deltagande finns Digitala stämmor: vad stadgarna behöver säga.

För idrottsföreningar finns RF:s aktuella stadgemall i RF:s dokumentbank. Jämför den med de stadgar er egen förening har antagit.

Se guiden om stadgar för ideell förening om ni vill läsa kallelseregeln tillsammans med övriga stadgebestämmelser.