Kan föreningen hålla årsmötet digitalt eller som hybridmöte? Börja med stadgarna: vem bestämmer mötesform, hur ska medlemmarna kallas och hur kan de utöva sin rösträtt? Den tekniska planeringen hör till mötets genomförande. Här granskar vi själva reglerna.
Texten gäller ideella föreningar. Regler för ekonomiska föreningar ska inte förutsättas gälla på samma sätt.
Mötesform och beslutsmandat
Läs vad stadgarna säger om var och hur mötet hålls och vem som får välja mötesform. En bestämmelse som bara nämner tid och plats ger inte nödvändigtvis ett klart svar om helt digitala möten. Svensk Simidrott återger RF:s vägledning på sidan Digitalt årsmöte.
Om skrivningen är oklar bör den tolkas utifrån föreningens och förbundets regler innan mötesformen bestäms. Behöver stadgarna ändras gäller den nuvarande beslutsordningen för ändringen. Se Så ändrar ni stadgar.
Kallelse och tillgång till handlingar
En digital mötesform ändrar inte automatiskt tidsfristen, kallelseformen eller kraven på vilka frågor som ska anges. Kontrollera att stadgarnas bestämmelser om kallelse och handlingar fungerar även när deltagare ansluter på distans. Läs också Kallelse till årsmöte: vad stadgarna kräver.
Rösträtt och omröstning
Läs reglerna om medlemskap, rösträtt, ombud och fullmakter tillsammans. Om stadgarna tillåter eller kräver sluten omröstning behöver den möjligheten finnas även vid digitalt deltagande. En regel om majoritet kan dessutom ange om andelen räknas på avgivna röster eller närvarande röstberättigade. Se Kvalificerad majoritet i föreningsstadgar.
Skriv regler som håller över tid
Beskriv vilka mötesformer som tillåts och vem som väljer form, utan att låsa stadgarna till en viss videoplattform. Det praktiska sättet att ansluta och delta kan anges i mötesinformationen, så länge det följer stadgarna. En genomgång av vad stadgarna i en ideell förening bör innehålla hjälper er att läsa mötesreglerna i sitt sammanhang.