Börja bidragsansökan med att läsa villkoren för just det bidraget. Stadgarna är ett viktigt underlag när bidragsgivaren bedömer föreningens demokratiska uppbyggnad, men de visar inte på egen hand hur verksamheten bedrivs.

MUCF skiljer mellan demokrativillkor om syfte, demokratisk uppbyggnad och verksamhet. Det var villkoret om verksamhet som uppdaterades den 1 januari 2025. Vilka villkor som ska prövas beror på bidragets förordning. Se MUCF:s genomgång av demokrativillkoren.

Här fokuserar vi på stadgarna och det förarbete styrelsen kan göra inför ansökan.

Börja med bidragsgivarens anvisningar

Ta fram den aktuella utlysningen. Anteckna vilka dokument som ska bifogas, vilken period de ska avse och när ansökan ska vara inne. Kontrollera också kraven på revision. Utgå från anvisningarna för ert bidrag; kraven kan skilja sig mellan stödformer hos samma myndighet.

Har ni fått en kompletteringsfråga om stadgarna? Be handläggaren precisera vilken bestämmelse eller vilket villkor frågan gäller innan ni börjar skriva om texten.

Läs hur medlemmarna kan påverka

Det ska gå att förstå hur föreningen fattar beslut. Läs bestämmelserna om medlemskap, årsmöte och styrelse tillsammans:

  • Vem får bli medlem och vem har rösträtt?
  • Hur kallas medlemmarna och hur kan de lämna förslag?
  • Hur väljs styrelsen och hur granskas dess arbete?
  • Vem får ändra stadgarna och vilka beslut krävs?

MUCF beskriver sin bedömning närmare i vägledningen om demokratisk uppbyggnad.

Kontrollera att dokumenten hör ihop

Stadgarna och årsmötesprotokollet fyller olika funktioner. Stadgarna anger exempelvis hur styrelsen ska utses. Protokollet visar vilka personer som valdes. Ett beslut om firmatecknare kan behöva styrkas med ett styrelseprotokoll, beroende på hur behörigheten är reglerad.

Kontrollera att ni använder den senast antagna versionen av stadgarna och att de protokoll ni bifogar visar de beslut ni hänvisar till. Gå också igenom reglerna om revision, ansvarsfrihet och vart tillgångarna ska gå vid upplösning.

Jämför med hur ni arbetar

Anta att stadgarna kräver kallelse fyra veckor före årsmötet, men att förra årets utskick gick tre veckor före. Det är en konkret avvikelse att undersöka. Den säger däremot inte i sig vilket beslut bidragsgivaren kommer att fatta.

Ta reda på vad som hände, dokumentera det och bedöm hur ni ska hantera frågan. Att ändra stadgarna nu rättar inte automatiskt ett tidigare förfarande. Fler exempel finns i När stadgar och verklighet glider isär.

Planera en eventuell stadgeändring

Läs ändringsparagrafen innan ni sätter en tidsplan. Den avgör vilka möten och vilken majoritet som behövs. Om ett ordinarie årsmöte måste ingå kan ni behöva börja långt före sista ansökningsdag. I andra fall kan ett extra möte vara möjligt.

Skriv upp frågan, paragrafen, vem som tar fram förslaget och när ni kan fatta beslut. Då har ni en arbetslista att följa fram till ansökan. Så ändrar ni stadgar på rätt sätt hjälper er med ordningen.

En grundkoll kan ge en första översikt över otydligheter i stadgarna. Den bedömer inte er verksamhet eller om ni uppfyller alla villkor för ett visst bidrag. På Stadgar inför bidragsansökan finns en kort checklista för förarbetet.

Arbetar ni på ett förbund och får samma frågor från flera föreningar? Se Hur förbundet får överblick utan att detaljstyra.

För en översikt över själva stadgetexten, läs Stadgar för ideell förening: vad ska de innehålla?.